Previsión de los fenómenos futuros y control de los recursos

Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basen sus actos en algún plan o lógica.

El proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders (partes interesadas) y la sociedad.

Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.

Fase mecánica.

En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y organización.

La planeación es la primera pieza de este rompecabezas.

La necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social se encuentra en un medio que constantemente está experimentando cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales, culturales.

Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basen sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas. Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos.

Es decir, saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro deseado.

Es así que la planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes (de corto, mediano y largo plazo) para coordinar las actividades.

De ésta manera, se debe considerar como elementos (o pasos) de la planificación:

• Investigación del entorno e interna - Estrategias - Políticas y Propósitos.
• Procedimientos - Programas - Presupuestos - Cursos de acción.

La organización, es un sistema de actividades conscientemente coordinadas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de las organizaciones. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.

De ésta manera, la organización es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros) cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar

Es decir,  a fin de preparar la estructura necesaria (fase mecánica: planeación y organización), la Organización es un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad ya establecida o planeada (Planeación), dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los recursos.

De ésta manera, se debe considerar como elementos de la organización las normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

Fase dinámica.

La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.

La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos.

Es así que, la dirección como etapa del proceso administrativo, comprende la influencia del administrador en la realización de planes, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.

De esta manera, los elementos que componen la dirección son:

• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
• Motivación.
• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
• Comunicación.
• Supervisión.
• Alcanzar las metas de la organización.

TOMAR EL CONTROL     

El control, es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos.

El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas respecto de los objetivos.

El control, pues, contrasta lo esperado (planeado) y lo conseguido para desencadenar las acciones correctores, que mantengan el sistema regulado, es decir, orientado a sus objetivos con el fin de buscar la mejora continua.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización sino existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy amplio, a fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se recordemos que según un estudioso en el tema, Henry Fayol, el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Interrelación entre las funciones.

En la práctica real, las cuatro funciones fundamentales de la administración están entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación.

Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso, pero, en una empresa en marcha, el administrador puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico.

Típicamente el ejecutivo se halla involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el “no administrador” esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que, en realidad, el administrador tal vez está actuando con todo propósito y fuerza. A la larga, por lo general, se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse, antes que otras puedan ponerse en acción.

Las funciones fundamentales no se ejecutan en forma independiente una de otra sino que se entrelazan entre sí. Forman de esta manera una interrelación entre las mismas, de tal forma que la ejecución de una influye sobre los demás.

Coordinar es establecer la armonía entre todos los actos de una empresa de manera de facilitar su funcionamiento y procurar el buen éxito.

La coordinación de las funciones fundamentales (Planear. Organizar. Dirigir. Controlar):

• Garantizan la disponibilidad del personal, a todos los procesos de la empresa que contribuyan a la productividad organizacional.
• Garantizan la gestión efectiva del presupuesto aprobado para el proceso de diseño de la organización con el fin de ejecutarlo según los lineamientos económicos de la empresa.
• Consolidan y actualizan permanentemente los estandartes organizacionales para dar cumplimiento al alineamiento organizacional desarrollando mayor rentabilidad y mejores prácticas de negocio.

La importancia del proceso administrativo radica en la previsión de los fenómenos futuros y el control de los recursos en forma sistemática y ordenada.